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Firma electrónica de documentos

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Información

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Lo que firmas es lo que ves

VPSign es una solución exclusiva que cubre las necesidades de aquellas organizaciones que requieren firmas manuscritas en documentos jurídicamente vinculantes: Contratos, Acuerdos, Pedidos, Documentos de Expedición, Formularios, etc.

La solución cumple las normas y requisitos legales: la protección de las leyes de privacidad, además de proporcionar a los usuarios copias electrónicas legalmente validas de los documentos firmados.
Tiene un ROI inmediato con un ahorro significativo en: Consumibles de impresión, costes de escaneado, manejo de documentos, archivado y recuperación de archivos, etc.
Funciona con cualquier sistema IT y no requiere ninguna infraestructura especial (Plug & Play).

Acrobat  Folleto VPadWiz Pro

Acrobat  Seguridad y Aspectos legales en VPSign

Acrobat  Aplicaciones de VPSign en sectores verticales

Acrobat  FAQs sobre VPSign

 

Segmentos de Mercado

Gracias a sus características y capacidades únicas, VPSign es muy adecuado para:

  • Aplicaciones Bancarias
  • Instituciones Sanitarias
  • Operadores de Telefonía Móvil
  • Gestión de flujo de trabajo interno
  • Organizaciones Gubernamentales
  • Instituciones Judiciales
  • Bufetes de Abogados y Asesorías
  • Pequeñas y Medianas Empresa con redes de Puntos de venta?

Aplicaciones posibles de VPSign para los diferentes sectores verticales

Cada sector de la industria tiene sus aplicaciones y requiere la firma de documentos y contratos, la solución VSign es adaptable a diferentes necesidades.

 

- Banca: Las instituciones financieras son un segmento de mercado importante para la familia de productos VPad ™. La entidades financieras tienen una fuerte necesidad de disponer tanto de un sistema de obtención firmas manuscritas seguras así como de su archivado digital seguro. La actividad bancaria está fuertemente asociada a documentos y firmas.

En la actualidad estas firmas se efectúan usando documentos en papel, que después de haber sido firmados son almacenados en los archivos del banco durante muchos años con un gran coste. VPad ™ permite grandes ahorros de papel, tiempo y espacio de almacenamiento, y proporciona un mejor servicio a los clientes del banco. El proceso de firma estructurada utilizando la solución, elimina errores en la cumplimentación de formularios, lo cual, reduce el tiempo y esfuerzo para la revisión en auditorías.

 

- Seguros: Las compañías de seguros e instituciones financieras tienen unas necesidades similares y se refieren principalmente a las grandes cantidades de papel que se necesitan por transacción, y los costes de gestión de archivos de papel y la recuperación de documentos.

Las firmas electrónicas permiten disponer de un archivo completamente electrónico, proporcionando como resultado un considerable ahorro de costes.

La eficiencia de documentos gestionados electrónicamente junto con la información de la revisión del contrato registrado por la solución VPSign ™. Suite proporciona una muy fuerte capacidad legal a las compañías aseguradoras cuando se enfrentan a un cliente. Esto tiene un beneficio especial en estas organizaciones, ya que la exposición de la compañías aseguradoras puede ser mucho máyor que el valor de la transacción del contrato.

 

- Sanidad: Los proveedores de asistencia sanitaria están adoptando cada vez más, el uso de documentos electrónicos cada vez más, especialmente debido al cumplimiento de la normas, como HIPAA en los Estados Unidos. A pesar de ello, muchos de los documentos que tienen que cumplimentar los pacientes, tales como formularios de consentimiento para los procedimientos médicos, todavía están siendo gestionados usando papel y lápiz.

Los registros de documentos firmados a menudo requieren grandes esfuerzos para la localización y recuperación ya que los centros de salud necesitan para administrar archivos en paralelo para un mismo paciente: (a) el archivo digital con la documentación generada por los distintos procedimientos durante las visitas del paciente a la institución y (b) el archivo de papel con los formularios que llevan la firma de tinta del mismo paciente.

Legalmente los registros validos  firmados electrónicamente conducen a un sistema de almacenamiento de registro unificado, ya que ahora se pueden almacenar junto con el resto la información del paciente generada electrónicamente.

 

- Telecomunicaciones: Los proveedores de telefonía móvil tienen una base de clientes muy grande, y por lo general firman diariamente con muchos clientes varios contratos de servicios. La Solución VPSign™ Suite puede ahorrar en estos proveedores grandes cantidades de dinero mediante la conversión de este proceso en una solución electrónica de documentos basada en la impresora sin papel VPad ™. que se integra y despliega fácilmente, mientras que les proporciona una sólida capacidad jurídica.

 

 

- Servicios Públicos: Los servicios públicos ofrecen distintos servicios a nivel de consumidor, ya sea residencial, comercial, o industrial . Cada vez que hay contratos que tienen que ser firmados, la solución de VPSign tiene un papel que desempeñar. Representantes de las empresas de electricidad y del agua, pueden incluso operar con la versión de VPadWiz Pro™ para tabletas basadas en Android.

No más malabarismo con las copias impresas y la búsqueda de lugares de almacenamiento seguros apropiados.

 

 

- Turismo:  Las empresas en el sector turístico, en su mayor parte, se ven obligadas a imprimir copias de los contratos o convenios con el único propósito de la firma de ellos por parte de sus clientes. La normativa legal permite la eliminación de las copias impresas en muchos casos, siempre y cuando haya un estricto cumplimiento de las pautas establecidas. Esta es una buena noticia para la industria de las aerolíneas, hostelería, empresas de alquiler de coches, suscripciones mediante formularios en clubes de salud y de ocio, o de hecho, para cualquier tipo de material impreso referente a la industria del turismo, y que hasta ahora se hacia mediante impresos temporales destinados a un largo plazo de archivo y estos pueden ser sustituidos por documentos digitales legalmente vinculantes, a prueba de falsificaciones, que son de confianza para todo el mundo: los clientes, las empresas y los administradores.

Ha llegado el momento de darse cuenta de que cuando usted alquila un coche, la empresa de alquiler puede utilizar un VPad situado fuera en el patio de alquiler de indicar en el contrato que no existen arañazos ni golpes en los coches. En su lugar – la imagen de esos contratos de alquiler de automóviles impresos por duplicado se convierten en una cosa del pasado.

 

- Recursos Humanos: El personal de recursos humanos comprende la importancia del cumplimiento de las políticas de la empresa, al mismo tiempo que es responsable de garantizar el mantenimiento de la más  estricta privacidad para los empleados.

Una gestión descuidada de  contratos impresos, puede traer muchos quebraderos de cabeza e incluso suponer su despido. Por esta razón, mucha gente de recursos humanos disponen de impresoras personales siempre a mano, no permitiendo que ojos curiosos tengan la oportunidad de ver las cuestiones confidenciales.

 La impresora sin papel VPad evita la necesidad de  archivadores bajo llave junto con impresoras costosas e innecesarias para el departamento de recursos humanos, ya que las versiones electrónicas de los contratos y las revisiones de los empleados están seguras y a prueba de manipulaciones.

 

- Gobierno: Los departamentos gubernamentales, agencias gubernamentales, autoridades municipales y unidades similares de la administración pública, están cargados con enormes cantidades de papel  y en constante crecimiento. La mayor parte del contacto que tienen los ciudadanos con las autoridades gubernamentales está vinculada a una firma en un impreso, la declaración documentada jurídicamente vinculante: la solicitud de un nuevo carnet de conducir, la solicitud de renovación de un pasaporte o DNI, una queja por un servicio inadecuado en el municipio, formularios enviados a través de correo-todo requiere una firma.

Ha llegado el momento de sustituir los documentos impresos con las versiones digitales igualmente válidas e internacionalmente aceptables. La Solución VPSign™ Suite facilita el trabajo para el empleado público, lo que resulta en un mejor servicio al ciudadano poniendo a su disposición formularios electrónicos de esos documentos que muestran si se han tocado desde que fueron firmados y procesados.

 

- Servicios Legales: Los documentos legales se están pasando a formato electrónico y muchos tribunales aceptan y/o requieren la presentación electrónica.

Los bufetes de abogados están cada vez más familiarizados con las ventajas y beneficios de los documentos electrónicos.

Sin embargo, los contratos firmados siguen siendo un área donde es necesario gestionar y archivar manualmente los contratos impresos.

La impresora sin papel VPad ™ permite a las asesorías y bufetes convertirse en empresas completamente electrónicas ya que los contratos son firmados electrónicamente en lugar de con pluma y papel. En la mayoría de los bufetes, una gran cantidad del espacio de la oficina está ocupada por volúmenes de documentos legales. Estos pueden reemplazarse por archivos electrónicos que eliminan la necesidad de espacio fisico - con frecuencia en barrios de alta renta, y permite la recuperación inmediata de los archivos  y contratos de los clientes. No hay errores en la cumplimentación de documentos.

El VPad también reduce el proceso de firma, ya que no hay ninguna necesidad del visado de cada página,  puesto que, un documento firmado y sellado con el Vpad no se puede manipular por lo que es imposible sustituir las páginas dentro del contrato sin ser detectado.


Visión General

Tendencias de Mercado

Diversas tendencias están impulsando la necesidad de la solución que ofrece VPSign.

  • La necesidad de integrar una firma manuscrita original en un documento digital sellado y securizado.
  • La necesidad del cumplimiento de normas o el proceso de flujo de trabajo organizativo que exigen que dichos documentos sean almacenados y recuperados a medida que se necesiten.
  • La transición hacia un entorno de trabajo sin papeles por razones económicas y ambientales.

La Solución

La solución VPSign se basa en una plataforma de tecnología patentada implementada en diversos tipos de dispositivos, que cubren una amplia variedad de necesidades organizativas:

 

  • Vpad – Impresora sin papel & E-pen
  • Vport – Cliente asistente de software
  • Vpilot - Servidor para gestionar los múltiples VPads que hay en un misma empresa.

Opciones:

  • Vscan – Vpad + Escaner
  • Vmobile – Dispositivo Portátil

 

Ejemplo de Configuración Genérica de una empresa
 
     Componentes de VPSIgn en un entorno Citrix

Funcionalidades

Características principales del Producto

  • Fusiona la firma manuscrita en cualquier tipo de documento.
  • Se sella el documento final en un formato a prueba de manipulación, valido legalmente, utilizando estándares de cifrado internacionalmente aceptados.
  • Emite un certificado digital protegido por un sistema PKI y tiene la capacidad para incorporar certificados de terceros (por ejemplo VeriSign).
  • Se añaden Metadatos al documento final, por lo que están completamente protegidos ante un tribunal en caso de litigio (dinámica de la firma y los datos, sellado de hora y fecha en cada página del documento, etc.) 
  • El Vpad incluye un Smart Card reader, lo que permite al usuario identificar a la persona que firma a través de tarjetas de identificación electrónicas o credenciales de empleado. Esta información se añade a los Metadatos.
  • El documento sellado se libera como un fichero PDF protegido, lo que permite la interconexión sencilla con todos los sistemas de TI, mientras que proporciona una seguridad de datos completa.
  • Vpad se conecta al puerto USB del cliente y se activa como una impresora.
  • El procesamiento de documentos internos, se personaliza de acuerdo con los procedimientos internos del flujo de trabajo de cada organización. 
  • ROI inmediato - el ahorro en consumibles de impresión, manejo de documentos, almacenamiento y recuperación de información.
  • Es sin papel!!! – Cumple con el entorno ayudando a organizaciones con conciencia social y gobiernos a nivel mundial.

Otras Funcionalidades del Producto

  • Vpad puede ser instalado como un dispositivo local o en red
  • El sistema Vpad tiene un paquete de gestión multimedia capaz de ejecutar info-comerciales en el vPad, cuando no hay ningún documento firmándose.
    • El paquete multimedia puede ser personalizado para el perfil de cliente
    • Puede proporcionar datos comerciales y puede permitir la interacción entre la persona que ve y la organización utilizando el vPad.
  • El Vpad puede estar vinculado a un escáner para generar un archivo cliente (alimentado por los documentos internos y externos generados).
  • La versión portátil se puede utilizar, cuando los documentos han de ser firmados ”Sobre la marcha".

Componentes del Producto

  • VPadTM Paperless Printer – Un dispositivo basado en una pantalla que permite imprimir documentos en él, los muestra en la pantalla, fusiona la firma electrónica manuscrita con el documento, y sella digitalmente el documento firmado en un fichero a prueba de falsificaciones. La primera version es el VPAD-1410 , basada en una pantalla de 14.1”.
  • VPortTM Software Package – Driver de impresión de Windows que permite imprimir documentos en el VPad Paperless Printer desde cualquier aplicación, sin mayor integración. Versiones específicas del cliente se proporcionan en función de los usos internos del documento final (auto archivado, producción de copias fisicas, copias de correo electrónico, etc.) Incluye el Asistente de Firmas - Una aplicación personalizada para guiar a los usuarios por el documento a ser firmado, asegurando que todos los lugares son firmados o rubricados.
  • VPilotTM Server (Componente Opcional, para grandes instalaciones) - Servidor que gestiona el despliegue de dispositivos vPad y proporciona monitorización centralizada y mantenimiento de los Vpads desplegados en la empresa. Esta es una característica muy importante para los profesionales de TI de grandes organizaciones.

 

 

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